Datenschutzordnung (DSO) des
KKS Alt Garge von 1930 e.V.
Lediglich der besseren Lesbarkeit wegen wird nachfolgend durchgehend die maskuline Schreibweise gewählt.
§ 1 Gegenstand und Ziele, Persönlicher Geltungsbereich
1. Diese DSO enthält Vorschriften zum Schutz der Mitglieder bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum gesetzmäßigen Verkehr solcher Daten. Sie schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten der Mitglieder und insbesondere deren Rechte auf Schutz personenbezogener Daten.
2. In Erweiterung der gesetzlichen Bestimmungen gilt diese DSO ferner für Dritte.
§ 2 Einige Begriffsbestimmungen
Im Text dieser DSO sind gemeint mit
a) „DSGVO“ die Verordnung (EU) 2016/679 mit Gültigkeit ab dem 25.05.2018 = Datenschutz-
Grundverordnung;
b) „BDSG“ das Bundesdatenschutzgesetz vom 30.06.2017 (BGBI. I S. 2097) mit Gültigkeit ab
dem 25.05.2018 mit seinen hierzu beschlossenen Änderungen;
c) „Verein“ KKS Alt Garge von 1930 e.V. im nachfolgenden Text können je nach Gegebenheit
auch nur die Verantwortlichen i.S.v. § 8 gemeint sein.
d) „DSBA“ der Datenschutzbeauftragte des Vereins;
e) „Dritte“
– alle Personen, die nicht Mitglied im Verein sind, insbesondere Funktionsträger übergeordneter Verbände, die Mitglieder befreundeter Vereine oder Personen, mit denen der Verein sonst wie im Kontakt steht oder stand, Nichtmitglieder bei Gäste- und Preisschießen und sonstigen Veranstaltungen des Vereins,
– sonstige Nichtmitglieder, wie z.B. die Sponsoren des Vereins, andere Vereine, Firmen und Behörden, mit denen der Verein in geschäftlichen oder sonstigen Beziehungen steht oder stand sowie deren Mitglieder bzw. Mitarbeiter/innen;
f) „verarbeiten“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, die Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung, selbst wenn nur einzelne dieser Kriterien aktuell in Betracht kommen;
g) „Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche oder juristische Person oder Behörde beziehen, im Folgenden „Betroffener“ genannt. Diese sind insbesondere personenbezogene Daten der Mitglieder und Nichtmitglieder, Daten der Sponsoren des Vereins sowie der Firmen und Behörden, mit denen der Verein in geschäftlichen oder sonstigen Beziehungen steht oder stand;
h) „Verantwortlicher“ jeder Funktionsträger oder jede sonstige Person im Verein, die grundsätzlich befugt oder im Einzelfall beauftragt ist, Daten zu verarbeiten;
i) „ Gesundheitsdaten“ aller Art personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person beziehen. Hierzu zählen ggf. auch Daten zur ethnischen Herkunft oder religiösen Einstellung des Betroffenen.
j) „übergeordnete Schützenverbände“ der Schützenkreis Bleckede (Kreis), der Bezirksschützenverband Lüneburg e.V. (Bezirk), der Nordwestdeutsche Schützenbund e.V. (NWDSB oder LV) und der Deutsche Schützenbund e.V. (DSB);
k) „ übergeordnete Sportverbände“ insbesondere der Kreissportbund Lüneburg e.V. (KSB), der Landessportbund Niedersachsen e.V. (LSB) und der Landesfachverband Schießsport Niedersachsen e.V.
§ 3 Einwilligung zur Verarbeitung von Daten
1. Im Zuge ihrer freiwilligen Aufnahme in den Verein erklären die Mitgliedsbewerber weitgehend ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Weitere von Fall zu Fall erforderliche Einwilligungen erklären sie später konkludent durch die freiwillige Teilnahme an den jeweiligen Veranstaltungen.
2. Mitglieder, die keinen Mitgliedsantrag der aktuellen Art oder gar keinen Mitgliedsantrag unterschrieben haben, erklären ihre Einwilligung zur weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten konkludent durch den freiwilligen Erhalt ihrer Mitgliedschaft; Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend.
3. Mitglieder, die sich in eine Funktion wählen lassen, erklären durch ihre freiwillige Annahme der Wahl konkludent, dass ihre Daten zumindest teilweise auf der Homepage des Vereins veröffentlicht, an übergeordnete Schützen- und Sportverbände zu deren Anschriftverzeichnissen und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, an Behörden oder, soweit der Verein weiterhin dazu verpflichtet ist, sonst wie weitergeleitet werden.
4. Macht ein Mitglied von seinem gesetzlich garantierten Widerspruch zur erteilten/erklärten Einwilligung Gebrauch, schließt es sich damit im Einzelfall automatisch von der betreffenden Veranstaltung bzw. unter Umständen mit sofortiger Wirkung aus dem Verein aus; § 7 Abs. 5 und 6 der Satzung bleiben jedoch unberührt.
5. Die Einwilligung der Dritten wird konkludent erklärt durch die freiwillige Aufnahme der Geschäfts- und sonstigen Beziehungen mit dem Verein.
6. Die Einwilligung in Bezug auf Fotos ist in § 9 gesondert geregelt.
§ 4 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Der Verein und seine Verantwortlichen verarbeiten Daten zum Schutz der Mitglieder und der Dritten nur in dem Umfang, wie diese z.B. für die ordnungsgemäße Mitgliederverwaltung, für die Organisation und der Durchführung von Veranstaltungen aller Art, insbesondere des Schießbetriebes sowie für den „Geschäftsbetrieb“ mit Dritten erforderlich ist.
§ 5 Konkret verarbeitet Daten
1. Grunddaten
a) bei erwachsenen Personen Name, ggf. Geburtsname, ggf. Titel, Vorname bzw. nur Rufname, Geburtsdatum, PLZ, Wohnort, Straße, Haus-Nr., Telefon FN + mobil, Mailadresse, Fax, Kontoverbindung, Einzugsermächtigung für Beiträge und beschlossene sonstige finanzielle Leistungen;
b) bei minderjährigen Personen entsprechend wie zu a) und zusätzlich der/die gesetzliche/n Vertreter entsprechend wie zu a) sowie ggf. die schriftliche Erklärung, dass der Minderjährige am Schießen teilnehmen darf;
c) bei übergeordneten Schützen- und Sportverbänden, soweit dies für den Verein von Bedeutung ist, neben deren konkreter Bezeichnung deren postalische und sonstige Erreichbarkeiten, die Kontoverbindung sowie die Namen und Erreichbarkeiten deren Funktionsträger;
d) bei sonstigen Dritten Name/Bezeichnung, postalische und sonstige Erreichbarkeiten sowie ggf. Kontoverbindung, Aktenzeichen und/oder konkrete Ansprechpartner/rechtsgeschäftliche Vertreter.
2. Erweiterte Daten
a) bei Inhabern waffenrechtlicher oder sprengstoffrechtlicher Erlaubnisse die Art der Erlaubnis, von welcher Behörde die Erlaubnis und zu welchem Zweck diese erteilt wurde.
b) bei Inhabern waffenrechtlicher Qualifikationen und Befähigungen die Art der Qualifikation bzw. Befähigung und ggf. deren Gültigkeitsdauer;
c) bei Inhabern von Trainerlizenzen und sonstigen Qualifikationen, die für den Verein von Vorteil sein könnten, die Art der Qualifikation bzw. Befähigung und ggf. deren Gültigkeitsdauer;
d) Gesundheitsdaten gem. § 2 i) dürfen nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie dies im Einzellfall aus Fürsorgegründen des Vereins gegenüber dem Betroffenen erforderlich ist.
3. Ehrungen
a) Für die Betroffenen werden Listen geführt, in denen die Art der vom Verein selbst ausgesprochenen und die vom Verein an bei anderer Stelle beantragten und von jener Stelle genehmigten Ehrungen, aufgelistet sind, wobei möglichst die Daten der betreffenden Ereignisse mitgelistet werden. Ehrungen, die einem Betroffenen von dritter Stelle verliehen
wurden, werden den persönlichen Daten des Betroffenen nur zunotiert, wenn und soweit der Verein davon Kenntnis erlangt hat oder der Betroffene dies unter Belegvorlage ausdrücklich beantragt.
1. Ergebnisse und Siegerlisten von Meisterschaften und Rundenwettkämpfen;
2. Ergebnisse und Schießkladden bei Übungsschießen;
3. Ergebnislisten und ggf. Siegerlisten von sonstigen Schießen:
4. Teilnehmer- und Ranglisten bei Preis-, Ordens- und sonstigen Gesellschaftsschießen aller Art;
5. Teilnehmerlisten bei allen sonstigen Veranstaltungen, z.B. Königsball, Ausflügen usw.
Bei den Veranstaltungen gem. Abs. 1 bis 5 werden zusätzlich Startgelder der Teilnehmer notiert.
§ 6 Beitrags- und sonstige Zahlungen
1. Beiträge und Spenden der Mitglieder werden zunächst den Mitgliedern direkt zugebucht. Entsprechend wird mit Spenden und Zuschüssen Dritter verfahren. Dabei werden evtl. ausgestellte Spendenbescheinigungen und Unterlagen über evtl. Beitragsbeitreibungen nur den Betroffenen zugebucht. Für Spenden und sonstige Leistungen der Sponsoren gilt dies entsprechend.
2. Zahlungen, insbesondere Vorauszahlungen, für die Teilnahme am Königsball und an anderen entgeltpflichtigen Veranstaltungen werden in Namenslisten erfasst. Entsprechendes gilt für alle kostenpflichtigen Schießveranstaltungen. Nur die Endsummen der verschiedenen Zahlungslisten finden Eingang in die Finanzbuchhaltung des Vereins.
§ 7 Besondere Rechte der Mitglieder und der Dritten
1. Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG
Dieses Recht steht allen Mitgliedern und Dritten auf schriftlichen Einzelantrag zu. Der Antrag kann auf bestimmte Fragen beschränkt werden. Der Verein wird die Auskünfte binnen angemessener Frist schriftlich für auf Dauer verarbeitete Daten vollständig und für die zeitweise zu sichernde Daten nur insoweit erteilen, solange diese Daten noch nicht gelöscht sind.
2. Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO, § 58 BDSG
Das Recht auf Berichtigung verarbeiteter Daten steht allen Mitgliedern und Dritten jederzeit uneingeschränkt zu. Der Antrag ist schriftlich zu stellen. Der Verein hat die Berichtigung schriftlich zu bestätigen bzw. die Ablehnung schriftlich zu begründen.
3. Recht auf Löschung + Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 17 DSGVO, §§ 35 +58 BDSG
a) Mitglieder und Dritte haben das Recht auf unverzügliche Löschung sie betreffender falscher oder unrichtig verarbeiteter Daten. In dem schriftlich zu stellenden Antrag ist die Fehlerhaftigkeit zu belegen oder glaubhaft darzulegen; Abs. 2 Satz 3 zweiter HS gilt entsprechend.
b) Der Löschungsanspruch ist auf Dauer ausgeschlossen in Bezug auf die Grunddaten und die erweiterten Daten sowie in Bezug auf alle weiteren Daten, die der Verein zu Archivzwecken nutzen will.
c) Der Verein löscht verarbeitete Daten auch ohne Antrag, sobald er die Daten nicht mehr benötigt.
d) In den Fällen zu b) und c) sind jedoch gesetzliche und andere vorgeschriebene Löschungsfristen bzw. Löschungshindernisse zu beachten, insbesondere solche im Sport und im steuerlichen Bereich.
4. Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG
Das Widerspruchsrecht kann nur insoweit ausgeübt werden, wie die Löschungen gem. Abs. 3 b) und d) nicht ausgeschlossen ist, § 6 Abs. 5 und 6 der der Satzung bleiben unberührt.
5. Wenn und soweit ein Betroffener mit seinen Rechten gem. Abs. 2 bis 4 nicht durchdringt, kann er hierzu den DSBA anrufen. Bis zu dessen abschließender Entscheidung dürfen die beanstandeten Daten weder (weiter-)verarbeitet noch archiviert werden.
6. Die Rechte gem. Abs. 2 bis 4 in Bezug auf alle im Verein geführten Protokolle enden mit der jeweiligen Protokollgenehmigung.
§ 8 Verantwortliche
1. Verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sind der Verein selbst wie ferner alle seine Funktionsträger und die von diesen beauftragten Personen, insbesondere die diensthabenden Schießsportleiter und Standaufsichten oder die Ersteller der Sammellisten bei sonstigen Veranstaltungen. Die Verantwortlichen werden regelmäßig über das einhalten der Datenschutzbestimmungen belehrt. Die Belehrung wird aktenkundig gemacht. Die von den Verantwortlichen beauftragten Personen haben die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen eigenverantwortlich zu beachten.
2. Weiterhin verantwortlich sind die Kassenprüfer und die sonst noch mit beratender Stimme an den Sitzungen des Vorstandes und des Erweiterten Vorstandes sowie bei der Kassenprüfung anwesenden Personen, die nicht bereits Verantwortliche im Sinne von Abs. 1 Satz 1 sind. Dieser Personenkreis wird vor seiner Mitwirkung im Vorstand, dem Erweiterten Vorstand bzw. vor der Kassenprüfung zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Die Verpflichtung wird aktenkundig gemacht.
§ 9 Fotos
1. Im Rahmen seiner Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet der Verein Fotos, die er tlw. Selbst in Auftrag gegeben oder von anderen zur Verfügung gestellt bekommen hat. Derartige Fotos leitet er in dem ihm erforderlichen Umfang an die örtliche und überregionale Presse mit der Bitte/Anheimgabe einer Veröffentlichung weiter. Außerdem veröffentlicht er Fotos in seiner jährlich erscheinenden Festzeitschrift und auf der Homepage.
2. Die Einwilligung der Betroffenen wird
a) konkludent erklärt durch die bewusste Teilnahme an dem bevorstehenden Fotografieren;
b) Konkludent erklärt durch den freiwilligen Verzicht auf Löschung oder Widerspruch der Verarbeitung von Fotos, die in Unwissenheit des Betroffenen von ihm gefertigt wurden und von deren Existenz er erst im Nachhinein Kenntnis erlangt hat.
3. Der Löschungs- und Widerspruchsanspruch ist ausgeschlossen, sofern die Fotos bei objektiver Betrachtung für den Betroffenen nicht ehrverletzend oder ähnlich unangenehm sind und der Verein die Fotos z.B. für Archivzwecke behalten möchte. In Zweifel kann der Betroffene hierzu den DSB anrufen; §7 Abs. 5 Satz 2 gilt entsprechend.
4. Löschungs- und Widerspruchsrechte in Bezug auf Fotos, die von einem externen Pressevertreter gefertigt und verarbeitet wurden, muss der Betroffene ggf. gegenüber diesem selbst verfolgen. Auf Wunsch wird ihn der Verein dabei unterstützen.
5. Für die Löschung von Fotos ohne Antrag gilt § 7 Abs. 3 c) entsprechend.
§ 10 Weiterleitung und Veröffentlichung von Daten
1. Der Verein unterhält eine eigene Homepage, die regelmäßig gepflegt wird, auf der u.a. Daten im Sinne dieser DSO und Fotos veröffentlicht werden. Diese sind insbesondere
a) Name, Vorname und Funktion der Funktionsträger;
b) Name, Vorname und Erreichbarkeit des DSBA;
c) Name, Vorname, Beinamen und Fotos der Schützenkönige, Damenköniginnen, Jugendkönige und Jugendköniginnen der letzten Jahre;
d) möglichst vollständige Auflistung aller (noch) bekannten Könige/innen nebst, soweit verfügbar, auch deren Fotos;
e) aktuelle Schießergebnisse;
f) eine umfangreiche Bildergalerie; § 9 Abs. 3 gilt entsprechend.
2. Neben den Veröffentlichungen gem. Abs. 1 veröffentlicht der Verein auf seiner Homepage weiterhin insbesondre den vollständigen Text der Satzung, dieser DSO, das aktuelle Aufnahmeformular und das genehmigte Protokoll über Mitgliederversammlungen, und zwar alles möglichst als Download.
§ 12 Datenschutzbeauftragter (DSBA)
1. Der Vorstand bestellt einen DSBA, der nicht Vorstandsmitglied sein soll. Für dessen Amtszeit und die eventuelle Wiederbestellung gilt § 12 Abs. 3 der Satzung entsprechend.
2. Der DSBA ist in seinem Aufgabenbereich absolut unabhängig und keinerlei Weisungen unterworfen. Übt er gleichzeitig ein Amt im Vorstand oder im Erweiterten Vorstand aus, hat er die Tätigkeit in beiden Ämtern peinlich genau voneinander zu trennen.
3. Die Anrufung des DSBA steht jedem Betroffenen jederzeit und uneingeschränkt zu. Die Anrufung sollte schriftlich erfolgen und begründet werden.
4. Der DSBA hat das Begehren des Betroffenen zu prüfen, erforderlichenfalls den Antragsgegner und Zeugen anzuhören und nach der Erörterung seiner Recherchen mit dem Betroffenen seine Entscheidung zu fällen, diese schriftlich zu begründen und dem Betroffenen zu übermitteln.
5. Ist der Betroffene mit der Entscheidung des DSBA nicht einverstanden, steht ihm der ordentliche Rechtsweg offen, worüber der Betroffenen zu belehren ist.
§ 12 Salvatorische Klausel
Sollten in dieser DSO einige Regelungen absolut gegen geltendes Recht verstoßen oder sollten sich Lücken in dieser DSO zeigen, gelten in Auslegung des Gewollten oder Nichtgeregelten die einschlägigen Bestimmungen der DSGVO und des BDGS.